中国地质大学（北京）学生档案管理规定
第一条 为规范学校学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，有效保护和利用学生档案，根据《中华人民共和国档案法》和教育部颁布的《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条 学生档案是指高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业生就业等过程中形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，是学生接受某种教育程度的经历及其所达到学识水平的凭证。
第三条 学生档案管理是学校学生管理工作的重要组成部分，学生档案管理人员要以严谨负责的态度对学生档案材料进行收集、整理、归档。
第四条 在接收原学籍或人事档案的基础上，学生档案归档范围包括：报考学位登记表（研究生）、专家推荐书（博士生）、入学登记表、成绩单、体检表、毕业登记表、就业通知书、毕业证（委培、定向）、学位证（委培、定向）和授予学位决定等学籍材料，党团组织档案，奖惩记录、婚育材料等。
第五条 学生档案实行分级分类保管。
| 级别 | 类别 |
| 一级（入学年份） | 2011,2012,2013…… |
| 二级（学生类型） | 博士、硕士、本科 |
| 三级（所在院系） | 地球科学与资源学院、工程技术学院、材料科学与工程学院…… |
| 四级（档案状态） | 在校生档案、毕业生已寄发档案、毕业生遗留档案、毕业生退回档案、本校读研档案、退学档案等 |
第六条 学生档案接收规定
1、新生自入学一年之内，可接收其原人事档案或学籍档案。
2、原则上，本科新生需将原人事或学籍档案转入我校；研究生新生除委培定向研究生外，均需将原人事或学籍档案转入我校；若不能转入的，需现档案保管单位出具相应证明，且入学一年后不得后续转入其原人事档案或学籍档案。
3、新生档案转递途径包括原学习工作单位密封邮寄及密封自带至学校。
第七条 学生档案查阅规定
1、本校教职人员查阅学生档案，须持部门介绍信和本人有效身份证件方可查阅。介绍信应有部门主管党务工作负责人签字并加盖分党委（党总支、直属党支部）公章。
2、外单位对学生进行政审查阅学生档案，须持查阅单位的介绍信及查阅人本人有效身份证件。
3、查阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。
4、学生档案一律不予外借。
第八条 毕业生档案寄发规定
1、毕业生档案应严格按就业方案转递，有关材料应统一登记、装袋、密封以便及时发出。
2、毕业生档案转递原则上应通过机要局寄发，特殊情况下可通过其他方式寄发。
3、毕业生档案一经寄发，凡未及时入档的材料，均由其负责单位转递，出现问题由该单位负责。
4、学生档案一般不准由本人自提，特殊情况可由接收单位人事部门出具证明，将档案密封后自提。
第九条 附则
1、本规定解释权归学生工作处。
2、本规定自发布之日起施行。
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