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归档指引
归档指引
发布时间：2022-03-31 发布：[档案馆]万杉 阅读：5次
学校档案馆给每个立卷单位都制定了较详细的归档范围，兼职档案员应积极配合学校档案 馆的工作，认真按照归档范围做好文件的归档。
一、立卷分类：
（1）分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。
（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
（3）分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
以上三种方法使用的步骤是：
分年度—→分问题—→分保管期限
（1）将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、 会计年度分别归入不同年度。
（2）在分年度的基础上，将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
（3）最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
同一类的文件重要性有大有小，这就需要档案员对手中的文件进行价值的判断和划分保管期限的工作。
档案保管期限分为永久、长期（16—50年）、短期（15年以下）三个级别。
（1）能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；
（2）反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期；
（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期。
二、立卷组合：
（1）一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
（2）同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页，即100张A4幅面大小的纸张。
（3）会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷、一会数卷。
（4）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。
（5）形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。
（6）同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。
（7）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
（8）简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
三、卷内文件排列：
卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列。
文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。
密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要修改稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
四、卷内文件编制页号：
具体做法是：凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，页号要求用铅笔标在页面远离装订线的一侧下角。
五、案卷及内文件目录的录入：
具体如何录入详见档案馆主页→业务指导→软件使用。
卷内文件目录由以下几部分组成：
（1）题名：即文件标题，一般应照实录入。
（2）文号：发文字号，如校字[2004]19号。
（3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
（4）没有标题可自拟标题。
（5）日期：文件的形成时间。如2012.03.05
（6）页数：卷内有文字的页面均应编号。
六、在卷末还有一张卷末备考表。
卷末备考表内包括以下内容：
（1）立卷人：由组成本卷的责任者签名。
（2）责任者：由部门领导签名。
七、归档移交手续
进行立卷的全部文件应去除金属装订物，用曲别针或长尾夹夹好。对于小于A4纸张的文件，要进行加边、裱糊;对较大的表格，要适当地折叠。
立卷部门整理好案卷，移交档案馆，由档案馆验收后打印案卷移交目录，
一式两份，交接双方签名并加盖单位公章。
