关于印发修订后的《中国地质大学（北京）档案管理办法》的通知

发布时间：2017-01-16     发布：[档案馆]黄少芳     阅读：4次

 

关于印发修订后的《中国地质大学（北京）

档案管理办法》的通知

 

各单位、各部门：

　　为了进一步加强我校档案工作，提高档案科学管理的水平，充分发挥档案的作用，使之更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其相关的法律、法规，结合我校实际，对我校原有档案管理规章制度进行了补充和修订，并经2016年12月1日校务会议通过。现将修订后的《中国地质大学（北京）档案管理办法》印发给你们，请认真学习并遵照执行。

　　

　　附件：中国地质大学（北京）档案管理办法（2016年11月修订）

　　

　　

　　

中国地质大学（北京）

　　

　　2016年12月2日

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　

　　中国地质大学（北京）校长办公室         2016年12月2日印发

附件：

 

中国地质大学（北京）档案管理办法

（2016年11月修订）

 

第一章  总  则

　　第一条  为了进一步加强我校档案工作，提高档案科学管理的水平，充分发挥档案的作用，使之更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，修订本办法。

　　第二条  本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

　　第三条  学校档案是学校各项工作的真实记录，是重要的工作依据和历史凭证，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统与安全，以便于开发利用。

　　第四条  档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的管理，将档案工作纳入学校整体发展规划。各单位在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第五条  学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助。其主要职责：

　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

　　（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备与经费；

　　（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；

　　（五）审批档案资料的销毁报告。

第二章  机构设置与人员配备

　　第六条  学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责学校档案的永久保存和提供利用。

　　第七条  档案馆的管理职责是：

　　（一）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策，规划全校档案工作；

　　（二）制定学校档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况；

　　（三）负责本校档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管等工作；

　　（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　　（六）开展档案利用工作；

　　（七）建立健全学校档案工作网络，负责对全校各单位档案人员进行业务培训；

　　（八）开展多种形式的档案宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

　　（九）开展档案学术研究和交流活动；

　　（十）完成学校领导交办的其他任务。

　　第八条  学校根据具体情况，可以在情况特殊的基层单位，设立档案分室实行二级管理，负责保管该单位一般性的档案材料。档案分室的日常业务工作受档案馆指导和监督，每年向档案馆报送新增档案目录和统计报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。

　　第九条  学校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一至二名档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。

　　第十条  学校各单位档案工作人员应相对稳定，发生变动时、应做好工作交接，并报档案馆备案。

　　第十一条  专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

　　第十二条  档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

　　第十三条  学校对长期接触有毒物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他相关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章  文件材料的立卷和归档

　　第十四条  学校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，须按规定及时归档，任何人不得据为已有；对于教职工非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

　　第十五条  学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。学校各部门档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号、件号，制作案卷封面、卷内目录、填写备考表，交由本部门负责档案工作的领导检查合格后向档案馆移交。

　　第十六条  学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、声像、实物、人物、和人事共十四大门类。人事档案的管理依照《中国地质大学（北京）人事档案管理办法》执行，其余各门类档案归档范围和管理要求按照相应门类的档案工作规范执行。

　　第十七条  学校实行纸质文件材料和电子文件材料双轨归档的管理制度。

　　第十八条  归档的材料应当质地优良，书绘工整，图样、声像清晰，档案的制作符合有关规范和标准的要求。

　　第十九条  归档时间与归档手续为：

　　（一）党群、行政、教学、科学研究（综合）、设备、出版、外事、基本建设（综合）、财会（综合）、产品生产与科技开发档案应于次年五月底前归档；

　　（二）科研、基建项目档案应在项目鉴定验收后两个月之内归档；

　　（三）财会档案在本单位保存三年后归档；

　　（四）研究生学位材料和论文在下一学期结束前归档；

　　（五）声像档案、实物档案、人物档案随时归档；

　　（六）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交目录一式两份，并由交接双方签字盖章；

　　（七）未及时归档的，档案馆可采用适当方式予以通报。

　　第二十条  学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，将复制件送交学校档案馆保存。

第四章  档案的管理

　　第二十一条  档案馆应根据上级有关规定，结合学校实际情况，制定学校档案实体分类方案，并对所有档案进行分类、整理、编目和安全保管等各项管理活动。

　　第二十二条  档案馆会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。凡需销毁的档案应登记造册，经分管校领导签署意见后，方可销毁。销毁档案时，必须有两名以上（含两名）工作人员监销，并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第二十三条  档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，必须及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时制作数字化副本。

　　第二十四条  档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向分管校长报告，及时处理。

　　第二十五条  档案馆建立统计制度，定期对馆藏档案总量、档案入馆、移出、销毁、利用等情况进行统计，按照有关规定，将统计结果报送上级有关主管部门。

　　第二十六条  涉密档案的管理和利用，密级的确定、变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例的规定办理，设专柜、专人保管。

第五章  档案利用与公布

　　第二十七条  未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成单位规定限制利用的。

　　第二十八条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

　　第二十九条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案形成单位或个人书面批准；需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密管理机构批准，必要时报请校长审查批准。

　　第三十条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准，必要时报请校长审查批准。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　第三十一条  档案馆要定期催还借出的档案，损坏或丢失档案，必须出具书面报告，学校根据不同情况，按规定严肃处理。

　　第三十二条  寄存在档案馆的档案，归寄存者所有，档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

　　第三十三条  档案馆根据学校需要，有计划、有步骤地做好档案编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长（分管校长）批准。

　　第三十四条  档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第六章  条件保障

　　第三十五条  档案馆所需经费应列入学校年度经费预算。各分档案室所需经费应列入其所属行政主管部门的经费预算。各单位用于保存归档文件所需的经费在本单位经费中支出。

　　第三十六条  档案馆建设应符合《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案馆建筑设计规范》（jgj25-2010），并做到办公室、阅览室、库房三分开。其中档案库房作为档案保管场所，必须严格实行科学管理，且配备防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防鼠、防尘、防强光等设施。     

　　存放涉密档案应当设有专门库房。

　　第三十七条  学校应有计划地为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，以加快档案馆信息化建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章  考核、奖励与处罚

　　第三十八条  档案馆建立健全学校档案工作检查、考核和评估制度，定期对立卷部门及档案员的档案工作进行检查、评估，并公布检查、评估结果。

　　第三十九条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

　　（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要成绩的；

　　（四）向档案馆捐献重要或珍贵档案的；

　　（五）举报、制止档案违法行为或在查处档案违法案件中表现突出的。

　　第四十条  有下列行为之一的，学校对直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

　　（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附  则

　　第四十一条  根据《中华人民共和国档案法》和教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法规和本办法的要求，结合我校实际情况，由档案馆分别制定党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物和人物等各类档案的工作规范。

　　第四十二条  本办法由档案馆负责解释。

　　第四十三条  本办法自印发之日起施行，原《中国地质大学（北京）综合档案管理规章制度》（中地大京发〔2008〕117号）同时废止。